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Eventi digitali, avere una strategia

21/12/2020

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Il 2020 ha cancellato la maggior parte delle previsioni sulle tendenze dell'industria degli eventi. È stato un anno pieno di cambiamenti e sorprese, non così piacevoli.

E mentre l'adozione di molte tendenze è stata accelerata a causa di COVID-19 e delle conseguenti restrizioni, molti altri trends attese, come VR - virtual reality - e AR - augmented reality -, hanno spinto indietro la pipeline.

Anche se siamo collettivamente desiderosi di tornare all'era pre-COVID, una cosa è certa: le cose non saranno più le stesse.

Ecco alcune delle tendenze degli eventi a cui dovreste prestare attenzione nel 2021:

1) Il virtuale è qui per restare

Nel 2020, abbiamo assistito a uno spostamento sismico dell'intero settore verso lo spazio virtuale. Questa tendenza continuerà per la maggior parte del 2021, con il digitale che rimarrà una componente importante della strategia negli eventi.

Perché? Perché la dinamica delle vaccinazioni Covid-19 (una volta iniziate) sarà un processo lungo che vedrà al centro i consumatori e l'audience. In secondo luogo, non tutti i partecipanti saranno completamente a loro agio nel viaggiare verso il luogo dell'evento. In terzo luogo, ormai tutti hanno visto il valore che ne può derivare e hanno familiarità con l'usabilità.

In particolare, le organizzazioni in cui gli eventi non sono i principali motori di promozione e/o che hanno una grande percentuale di clienti situati a livello globale, opteranno per l'organizzazione degli eventi online.

EVENTI DIGITALI

La produzione di sessioni

La differenza sostanziale tra gli eventi digitali del 2021 rispetto a quelli del 2020 consisterà in un incremento della tecnologia e di soluzioni sempre più sofisticate dal punto di vista della creatività e della produzione tecnica. Questo perché l'audience potenziale ha avuto la possibilità di sperimentare molti eventi virtuali nel 2020, e per questo, il prossimo anno, il livello di aspettativa si alzerà.

Questo significa che ci sarà meno spazio per gli errori, soprattutto quando si tratta di contenuti, connessione, ritmo e interazione. La qualità del contenuto deve essere di prim'ordine, come la qualità di trasmissione di un film in televisione. Quindi, bisogna essere preparati sotto tutti i punti di vista tecnici: sistemi di ripresa, tecnologie a supporto, suono e il Wifi.

La gestione degli interventi

Ma non si tratta solo di tecnologia. Per garantire il successo di un evento digitale, è necessario scegliere con cura anche i presentatori, gli ospiti e gli esperti che interverranno in ogni fase dell'evento. In definitiva, i relatori sono responsabili della riuscita dell'evento, così come ogni altro contenuto.

Un'opzione è quella di assumere relatori che hanno maturato una buona esperienza in eventi virtuali, per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti online. Un'altra opzione, è quella di assumere relatori meno esperti ma investire nella loro formazione e anche agevolarli con l'attrezzatura tecnologica necessaria.

Indipendentemente dalla scelta fatta, perché una sessione dal vivo, o pre-registrata, si svolga senza problemi, è necessario allocare abbastanza tempo e budget per condurre le prove e le prove generali. Ma se volete ridurre il costo dei relatori, potete considerare la possibilità di pre-registrare le sessioni e di portare i relatori per il segmento di Q&A dal vivo.

SOFTWARE DI CONNESSIONE DA REMOTO

La piattaforma per eventi virtuali

La piattaforma di eventi virtuali, che scegliete per ospitare il vostro evento, ha una grande importanza e lo sarà anche nel 2021. Quindi, dovete investire in una piattaforma virtuale che vi fornisca una soluzione unica.

Create una lista dei requisiti per il vostro evento virtuale e scegliete una piattaforma che soddisfi la maggior parte dei requisiti (se non tutti). Esistono diverse tipologie di opzioni disponibili, come viene visualizzata l'agenda, se ha un feed dell'evento e il tipo di integrazioni che offre quando si tratta di trasmettere le sessioni.

Allo stesso tempo, il parametro più importante da tenere a mente è la facilità d'uso. Includere un po' di creatività, insieme alle più moderne tecnologie, aumenterà la qualità dell'esperienza dell'audience. La definizione di una buona UI - User Interface, interfaccia utente - è fondamentale per la riuscita della UX - User Experience, esperienza utente -.

La costruzione della comunità

I vantaggi dell'utilizzo della tecnologia virtuale sono diversi. Oggi, è diventato più facile che mai, registrare dati e accedervi velocemente. Ciò significa che se fate parte di un'organizzazione o associazione che vuole concentrarsi sulla creazione di comunità, la vostra vita diventerà molto più facile.

Aumentando leggermente l'investimento su una piattaforma di eventi virtuali, potete renderla disponibile tutto l'anno. Ciò darà ai vostri partecipanti un accesso continuo ai contenuti on-demand, maggiori opportunità di connettersi tra loro e rimanere coinvolti attraverso una costante gamification. Questo fatto, non solo migliorerà l'esperienza di apprendimento dei partecipanti, ma darà loro un ambiente virtuale maggiormente interattivo, partecipare a conversazioni più approfondite intorno ai temi di maggiore interesse.

EVENTI IBRIDI

2) L'Ibrido prevarrà

Considerate lo scenario in cui il vaccino COVID-19 sia approvato e le restrizioni vengono revocate. Quindi gli eventi, per la maggior parte dei settori, prenderanno, socuramente la via ibrida e il virtuale rimarrà, comunque importante.

Ciò significa che dovrete pianificare i vostri eventi futuri, per diverse tipologie di partecipanti. Quelli che parteciperanno al vostro evento di persona e quelli che vi accederanno da remoto.

1 + 1

Alla fine, la maggior parte degli eventi ibridi avrà una grande componente live, am anche una controparte digitale. Ciò li renderà accessibili e inclusivi a livello globale. Ma la sfida sarà quella di garantire che l'esperienza per entrambi i gruppi di partecipanti sia inclusiva, e nessuno dei due si senta trascurato.

Se i partecipanti dal vivo avranno la possibilità di incontrare un testimonial nella lounge, anche il pubblico che partecipa all'evento in maniera virtuale dovrebbe avere accesso a una lounge virtuale, per potere prendere partte ad un'esperienza simile. Così come, se i partecipanti dal vivo avranno la possibilità di partecipare a sessioni di approfondimento, anche il pubblico virtuale dovrà essere in grado di visualizzare la stessa sessione sui propri dispositivi. Infine, se i partecipanti dal vivo riceveranno omaggi e materiale promozionale, anche il tuo pubblico online dovrebbe avere accesso a materiuale promozionale digitale e ad altre forme di rewarding come coupon elettronici o altre soluzioni digitali.

DESIGN DI EVENTI VIRTUALI

Il meglio di entrambi i mondi

Come abbiamo visto, è importante creare un'esperienza simile, sia per l'audience dal vivo che per il pubblico che assiste on-line. Allo stesso modo, riveste un ruolo fondamentale, la capacità di rompere i confini tra questi due mondi, facilitando la comunicazione tra essi. Ricordate che, anche se siamo nel 2021, non significa che le APP abbiano terminato la loro utilità. In particolare, le APP per eventi saranno LA cosa che aiuta a connettere entrambi i gruppi di utenti.

I partecipanti dal vivo, al vostro evento ibrido, dovrebbero essere in grado di leggere e partecipare alle discussioni avviate dagli utenti online sul feed dell'evento. Inoltre, tutti i partecipanti dovrebbero essere in grado di scambiarsi biglietti da visita elettronici e persino di pianificare riunioni tra loro. Mentre i partecipanti virtuali avranno di fronte gli schermi dei loro laptop, i vostri partecipanti dal vivo potranno interagire con loro all'interno delle sale riunioni situate nella location che ospita l'evento. In alternativa, potreste prendere in considerazione l'installazione di piccole stanze o chioschi per facilitare riunioni 1: 1 più private.

La creazione di "cash cows" virtuali

Ciò che sarà interessante vedere nel 2021, è come i ricavi saranno indirizzati attraverso la componente digitale dell'evento, poiché, in molti casi, non sarà più un'esperienza gratuita. Alcuni eventi potranno mantenere gli stessi prezzi degli eventi dal vivo. Altri eventi potrebbero utilizzare le piattaforme virtuali per offrire contenuti su richiesta, come valore aggiunto, e per tutti, si potrebbero creare contenuti digitali accessibili anche dopo la fine dell'evento. Tutto questo con schemi di prezzo differenti. In altre occasione si potrebbero creare delle esperienze di VR - Realtà virtuale -, integrate con l'evento stesso.

Gli Hub virtuali

Grandi eventi, come le grandi conferenze annuali finiranno per seguire il modello "Hub and Spoke". Ciò significa che ci sarà l'hub principale in cui si svolgerà l'evento e sarà trasmesso in streaming su cluster più piccoli delocalizzati. In questo modo si creerà la possibilità di creare conversazioni più personalizzate e si eliminerà la necessità di viaggiare, per una parte dei partecipanti. Ma questo non significa che i cluster diventeranno separati e finalizzati a se stessi. Tutto sarà connesso attraverso un network di eventi digitali collegati con l'hub principale. Questo modello permetterà di connettere partecipanti situati in diverse regioni e attraverso piattaforme differenti, sia online che offline.

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3) Health and Safety prima di tutto

I criteri principali con cui i partecipanti sceglieranno se partecipare agli eventi dal vivo saranno legati alle misure di sicurezza sanitaria adottate.

Alcune cose che potrete includere per ottenere la fiducia dei partecipanti sono:

Selezionare luoghi spaziosi che consentano di implementare il distanziamento sociale e supportano la tecnologia touchless (ad esempio cancelli automatici).
Offrire la possibilità di preselezionare i posti, in modo che tutti si siedano sui posti designati.
Garantire controlli della temperatura all'ingresso e persino test in loco (nel caso in cui venga fornita un'opzione di test rapido).
Chiedere ai partecipanti di portare con sé un passaporto sanitario digitale che certifichi se siano stati vaccinati.
Fornitura di kit per eventi speciali COVID, che includono maschere, schermi per il viso, guanti, disinfettanti, kit DPI e braccialetti con codice colore per allontanamento sociale che prendono spunto dai semafori (ROSSO - preferisce nessun contatto, GIALLO - preferisce i gomiti, VERDE - preferisce batti cinque).
La designazione di personale dedicato a controllare il corretto rispetto delle regole anti.
Ospitare attività all'aperto.
Avere un'efficiente sistema di ventilazione installato per sessioni indoor.
Rafforzare il concetto di indossare maschere.
Installazione di stazioni di sanificazione in tutta la manifestazione e camere di nebulizzazione disinfettanti.
Offrendo pasti al sacco con tempi di accesso alle aree ristoro scaglionati.
Comprendere pause di sanificazione per sanificare il locale a intervalli regolari.
Includere pause benessere e fitness nella vostra agenda.

REALTÀ AUMENTATA PER EVENTI VIRTUALI

4) L'importanza della privacy e alla sicurezza dei dati

Gli eventi virtuali hanno reso molto più semplice tenere traccia delle azioni e del comportamento dei partecipanti, creando sia un'opportunità per attirare sponsor sia sollevando domande sulla privacy dei partecipanti.

Ma i consumatori stanno diventando sempre più diffidenti nel condividere i propri dati. Inoltre, con una quantità così immensa di dati disponibili, c'è sempre il rischio di pirateria informatica e violazioni dei dati. I dati sono ora diventati più preziosi che mai. La responsabilità è nelle vostre mani, sia dal punto di vista della trasparenza aziendale, sia per assicurare una raccolta di dati di qualità e finalizzati ad un effettivo utilizzo futuro.

Ecco alcune best practice da seguire:

Divulgate sempre la vostra politica sulla privacy ai vostri partecipanti.
Comprendere le normative sui dati.
Scegli una piattaforma per eventi virtuali conforme al GDPR.
Sii trasparente. Fai sapere ai tuoi partecipanti come utilizzerai i loro dati.
Comprendere le diverse tecnologie e vedere cosa può causare una violazione dei dati.
Investire in un'assicurazione sulla sicurezza informatica.
Nominare un responsabile della protezione dei dati.

5) La sostenibilità al centro della progettazione di eventi

Man mano che l'industria degli eventi riprenderà le normali dinamiche, la sostenibilità sarà sempre più al centro dell'attenzione dei clienti e del pubblico. Saremo sempre più attenti al nostro impatto sul mondo che ci circonda. I partecipanti favoriranno eventi che pensano, consapevolmente, all'ambiente e che includano iniziative eco-compatibili. Ciò significa che non si tratterà solo di prendere semplici misure di facciata, ma, piuttosto, di porre la sostenibilità al centro di tutta la pianificazione e progettazione degli eventi.

Conclusioni

Il 2021 sarà anche un anno impegnativo per tutti nel settore eventi, poiché molti aspetti non sono ancora chiari, specialmente quando il vaccino COVID-19 sarà rilasciato in tutto il mondo.

Considerando l'incertezza che prevarrà per la maggior parte del 2021, le aziende che si distingueranno davvero sono quelli che sono disposti ad essere flessibili; che saranno pronte a sperimentare ed enfatizzare l'evoluzione imparando dagli errori del passato; e quelli che sapranno tradurre il proprio evento, mantenendo i loro stakeholder al centro della progettazione dell'evento.

Il modo in cui gli eventi venivano normalmente progettati e gestiti è cambiato. È ora di disimparare ciò che abbiamo imparato. Piuttosto, occorrerà pianificare l'esperienza dei partecipanti fornendo un'esperienza completa e, quanto più possibile integrata.

Usa il 2021 come un'opportunità per reimpostare, ripensare, reimmaginare e ridisegnare il tuo evento in modo che rimanga resiliente e sostenibile.

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